About the Canadian Architectural Certification Board (CACB)

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The CACB Mission, since its inception in 1976, is to develop, implement, and maintain high-quality certification programs and standards for the practice of architecture in Canada.

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Our values of excellence, collaboration, leadership, and integrity are key to our success, and we are seeking a candidate that will foster these as they perform the essential duties of this important role.

 

1. Position Summary

Reporting to the Executive Director, the Manager, Office, and Programs is responsible for ensuring the office operates smoothly, safely, and efficiently by developing, organizing, and coordinating administrative duties, office procedures. The Manager, Office and Programs provides effective leadership for, and serves as the link between the Executive Director and the CACB team, for all operating areas of the organization including, Human Resources, Finance, Office Administration and Facilities. The position also supports and ensures the effective and quality operation of the Programs (Academic Certification, Accreditation, and BEFA Certification).

 

2. Essential Functions and Responsibilities

Programs:

• Managing, assisting, and monitoring CACB programs activities (Academic Certification, Architectural Accreditation, and BEFA Certification).

• Supporting and assisting the Program Coordinators in performing their tasks.

• Maintaining operational knowledge of each of the CACB programs (Academic Certification, Architectural Accreditation, and BEFA Certification).

 

       Office Support:

• Managing office budget, while collaborating with the Bookkeeper to ensure accurate and timely reporting.

• Monitoring, managing, and improving the efficiency of support functions such as Information Technology, Facility Management, Human Resources, Finance and Administration.

• Providing office and HR Management for all.

• Creating and improving processes and policies in support of organizational goals and in compliance with all regulatory requirements and emerging trends.

• Ensuring effective coordination of activities and communication of critical information between all functional areas of CACB.

• Monitoring, guiding, and evaluating administrative staff performance in partnership with the Executive Director and plans the effective use of human resources.

• Creating and maintaining a pleasant work environment, ensuring high organizational effectiveness, communication, and safety.

• Using a variety of office software (email tools, spreadsheets, and databases).

• Managing contract and price negotiations with service providers and office lease.

• Training and onboarding new hires.

• Addressing employees’ queries regarding office management issues (e.g., stationery, hardware, etc.)

• Monitoring and evaluating internal processes.

• Planning and coordinating the communication and marketing tools such as the newsletter, LinkedIn company page; and news/notices on the website.

 

3. Education and Experience:

• Successful completion of a bachelor’s degree, Business Administration diploma, or relevant equivalent.

• Minimum of 3 years of office administration experience and supervising employees.

• Experience using Microsoft Office.

• Previous experience working in an architectural firm will be considered an asset.  

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4. Knowledge, Abilities, and Skills:

• Knowledge of office administrator responsibilities, systems, and procedures.

• High level proficiency with MS Office (MS Excel and MS Outlook, in particular).

• Excellent time management skills and ability to multi-task and prioritize work.

• Knowledge and understanding of finance, budgeting, and human resources.

• Strong attention to detail and problem-solving skill.

• Excellent written and verbal communication skills.

• Possesses a creative mind with the ability to suggest improvements.

• Strong written and oral communication skills.  

• Ability to provide excellent client service. 

• Flexibility and reliability.

• Ability to manage conflict in a friendly and a solution-oriented manner.

• Team orientated approach.

 

To Apply

If you feel this is the right position for you, you meet the qualifications, and you are excited about working in a client-focused environment, please send us your resume and a cover letter. Our email is careers@tapstrategyandhr.com before end of day September 15, 2023. The subject line of your email should quote the reference number OM-T9946.

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While we would like to respond to all applicants, only those who are to be considered further will be contacted. Tap Strategy & HR Consulting is leading this search on behalf of the CACB – please do not contact the CACB directly.

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The Canadian Architectural Certification Board respects employment equity and values diversity and inclusion. If you require accessibility accommodation during this process – please let us know and we will work with you to make sure your needs are met.

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Reference ID: OM-T9946

Au sujet du Conseil canadien de certification en architecture (CCCA)

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La mission du CCCA, depuis sa création en 1976, est d’élaborer, de mettre en œuvre et de maintenir des programmes et des normes de certification de grande qualité pour l’exercice de l’architecture au Canada.

 

Nos valeurs d’excellence, de collaboration, de leadership et d’intégrité sont la clé de notre réussite, et nous sommes à la recherche d’un candidat ou d’une candidate qui les incarnera dans l’exercice des fonctions essentielles de ce poste important.

 

1. Description sommaire du poste

Relevant du directeur général, le ou la gestionnaire, Bureau et programmes, assure le fonctionnement harmonieux, sécuritaire et efficace du bureau en élaborant, en organisant et en coordonnant les tâches administratives et les procédures du bureau. Cette personne assure un leadership efficace et sert de lien entre le directeur général et l’équipe du Conseil canadien de certification en architecture (CCCA) pour tous les secteurs opérationnels de l’organisation, y compris les ressources humaines, les finances, l’administration du bureau et les installations.

 

Le ou la gestionnaire, Bureau et programmes, assure également la prestation efficace et de qualité des programmes de l’organisation (certification académique, agrément et certification des AÉVE).

 

2. Tâches et responsabilités essentielles

Programmes :

• Gérer, apporter son aide et effectuer un suivi des activités des programmes du CCCA (certification académique, agrément des programmes professionnels en architecture et certification des AÉVE).

• Soutenir les coordonnateurs des programmes dans l’accomplissement de leurs tâches et leur apporter son aide.

• Maintenir une connaissance opérationnelle de chaque programme du CCCA (certification académique, agrément des programmes professionnels en architecture et certification des AÉVE)

 

       Soutien au bureau :

• Gérer le budget du bureau tout en collaborant avec le ou la commis comptable pour assurer la production de rapports précis et opportuns.

• Contrôler, gérer et améliorer l’efficacité des fonctions de soutien telles que la technologie de l’information, la gestion des installations, les ressources humaines, les finances et l’administration.

• Assurer la gestion du bureau et des ressources humaines pour tout le personnel.

• Créer et améliorer les processus et les politiques en appui aux objectifs organisationnels et en conformité avec toutes les exigences réglementaires et les tendances émergentes. 

• Assurer la coordination efficace des activités et de la communication de renseignements essentiels entre tous les secteurs fonctionnels du CCCA.

• Contrôler, guider et évaluer la performance du personnel administratif en collaboration avec le directeur général et planifier l’utilisation efficace des ressources humaines.

• Créer et maintenir un milieu de travail agréable et assurer une efficacité organisationnelle, des communications et une sécurité de haut niveau.

• Utiliser divers logiciels de bureau (outils de courrier électronique, tableurs et bases de données).

• Gérer les négociations de contrat et de prix avec les fournisseurs de services et gérer les baux de location.

• Former et intégrer les nouveaux employés.

• Répondre aux demandes des employés concernant des questions de gestion de bureau (p. ex., fournitures de bureau, matériel informatique, etc.)

• Faire le suivi et évaluer les processus internes.

• Planifier et coordonner les outils de communication et de marketing comme le bulletin, la page LinkedIn de l’organisation et la section des nouvelles et des avis sur le site Web.

 

3. Études et expérience :

• Diplôme de baccalauréat, diplôme en administration des affaires ou équivalent pertinent.

• Minimum de 3 ans d’expérience en administration de bureau et en supervision d’employés.

• Expérience dans l’utilisation de Microsoft Office.

• Une expérience de travail dans une firme d’architecture sera considérée comme un atout. 

 

4. Connaissances, habiletés et compétences :

• Connaissance des responsabilités, des systèmes et des procédures liés à l’administration du bureau.

• Maîtrise de MS Office (en particulier de MS Excel et MS Outlook).

• Excellentes compétences en gestion du temps et capacité d’effectuer de multiples tâches simultanément et d’établir les priorités dans le travail.

• Connaissance et compréhension des finances, de la préparation des budgets et des ressources humaines.

• Grand souci du détail et capacité de résoudre des problèmes.

• Excellentes compétences en communications écrites et verbales.

• Créativité et capacité de suggérer des améliorations.

• Capacité d’offrir un excellent service à la clientèle.

• Souplesse et fiabilité.

• Capacité de gérer les conflits d’une manière conviviale et orientée vers les solutions.

• Approche axée sur l’équipe.

 

Pour présenter une candidature

Si vous pensez que ce poste est fait pour vous et que vous possédez les qualifications requises et si vous êtes enthousiaste à l’idée de travailler dans un milieu orienté vers le client, veuillez nous transmettre votre curriculum vitae accompagné d’une lettre de présentation, par courriel, à careers@tapstrategyandhr.com avant la fin de la journée, le 15 septembre 2023. À la rubrique « objet » de votre courriel, veuillez indiquer le numéro de référence OM-T9946.

 

Bien que nous aimerions répondre à tous les candidats, nous ne communiquerons qu’avec ceux et celles qui sont retenus pour une étape ultérieure. La firme Tap Strategy & HR Consulting mène ce processus au nom du CCCA. En conséquence, nous vous prions de ne pas communiquer directement avec le CCCA.

 

Le Conseil canadien de certification en architecture respecte l’équité en matière d’emploi et accorde de l’importance à la diversité et à l’inclusion. Si vous avez besoin de mesures d’accommodement en matière d’accessibilité pendant ce processus, veuillez nous en informer et nous verrons avec vous comment nous pouvons répondre à vos besoins. 

No de référence : OM-T9946